Pytania i odpowiedzi do zapytania ofertowego:
Pytanie z dn. 12.07.2016 r. oraz odpowiedź:
- Ilość dowodów księgowych (2 500 -3 000 miesięcznie)
Nie posiadamy szczegółowych danych.
- Jaki jest podział dowodów na rodzaje dokumentów (faktury sprzedaży, faktury zakupu, polecenia księgowania, wyciągu bankowe)?
Nie posiadamy szczegółowych danych.
- Czy faktury sprzedaży są księgowane ręcznie czy importowane z zewnętrznego systemu sprzedaży?
Faktury sprzedaży są księgowane ręcznie.
- Czy powyższa ilość dokumentów zawiera również dokumenty dotyczące projektów unijnych (jeżeli nie, to jaka jest ilość dokumentów związana z projektami unijnymi)
Tak, podana ilość dokumentów zawiera również dokumenty dotyczące projektów unijnych.
- Projekty unijne
- Czy księgowość projektów unijnych prowadzona jest w tym samym programie (Sage Symfonia?) co księgowość spółki?
Tak, księgowość projektów unijnych prowadzona jest w tym samym programie co księgowość spółki.
- Ile projektów jest prowadzonych jednocześnie? Czy wszystkie, wspomniane w zapytaniu projekty (10-12 rocznie) są cały czas aktywne?
Tak, podana ilość projektów jest prowadzona jednocześnie i obecnie aktywna.
- Aktualizacja procedur finansowo-księgowych
- Jak częsta aktualizacja powyższych procedur jest wymagana?
Aktualizacja procedur finansowo-księgowych przeprowadzana jest stosownie do potrzeb.
- Bieżące informowanie o stanie prawnym, objaśnianie kwestii podatkowych, dokumentacyjnych
- W jakiej formie ma się odbywać realizacja powyższego punktu (newslettery?, doradztwo ad hoc, pakiet godzin do wykorzystania?)
Zamawiający preferuje osobiste konsultacje z Zarządem.
- Czy koszt realizacji tej usługi ma być dodany do ceny za świadczenie usług księgowych w miesięcznym okresie rozliczeniowym czy może być oddzielnie skalkulowany?
Kalkulacja ma być wykonywana łącznie, powyższy koszt powinien zawierać się w cenie za świadczone usługi księgowe.
- Przygotowywanie rocznego programu finansowego działalności spółki, planów okresowych rocznych i trzyletnich
- Jaki jest format prezentacji powyższych planów?
Powyższe plany mają format dane finansowych wraz z opisem poszczególnych pozycji kosztowych i przychodowych.
- Kiedy i jak często w/w plany są przygotowywane?
Powyższe plany przygotowywane są co roku oraz kwartalnie akutalizowane.
- Na podstawie jakich danych są przygotowywane?
Plany są przygotowywane na podstawie prognoz oraz danych historycznych.
- Czy koszt realizacji tej usługi ma być dodany do ceny za świadczenie usług księgowych w miesięcznym okresie rozliczeniowym czy może być oddzielnie skalkulowany?
Kalkulacja ma być wykonywana łącznie, koszt powinien zawierać się w cenie za świadczone usługi księgowe.
- Bieżące przygotowanie sprawozdań i raportów dla Zarządu i Rady Nadzorczej
- Jaki jest format powyższych sprawozdań?
Powyższe sprawozdania mają format danych finansowych wraz z opisem poszczególnych pozycji kosztowych i przychodowych.
- Kiedy i jak często w/w sprawozdania są przygotowywane?
Powyższe sprawozdania są przygotowywane raz w miesiącu, do 15. dnia każdego miesiąca.
- Czy koszt realizacji tej usługi ma być dodany do ceny za świadczenie usług księgowych w miesięcznym okresie rozliczeniowym czy może być oddzielnie skalkulowany?
Kalkulacja ma być wykonywana łącznie, koszt powinien zawierać się w cenie za świadczone usługi księgowe.
- Termin przejęcia obsługi
- Od kiedy miałoby nastąpić przejęcie usług księgowych oraz kadrowo-płacowych?
Preferowana data rozpoczęcia świadczenia usługi to 01.08.2016 r.
- Jaki jest przewidywany okres przejściowy(współpracy dotychczasowego zespołu z nowym dostawcą)?
Okres przejściowy wyniesie ok. 30 dni.
- Zatrudnienie
- Jak jest przewidywana ilość osób zatrudnionych na umowy o prace oraz na umowy cywilno-prawne?
W spółce na umowę o pracę jest zatrudnionych ok. 15 osób, a w ramach umów cywilno-prawnych około 3-4 osoby.
- Czy jedna osoba może być zatrudniona przy kilku-kilkunastu projektach, a konsekwencji posiadać w danym miesącu kilka-kilkanaście umów cywilnoprawnych?
Tak, jedna osoba może być zatrudniona przy kilku-kilkunastu projektach, w ramach kilku – kilkunastu umów cywilnoprawnych.
- Czy koszt realizacji tej usługi ma być dodany do ceny za świadczenie usług księgowych w miesięcznym okresie rozliczeniowym czy może być oddzielnie skalkulowany?
Kalkulacja ma być wykonywana łącznie, koszt powinien zawierać się w cenie za świadczone usługi księgowe.
- Potwierdzenie niezbędnego doświadczenia
- W jakiej formie należy potwierdzić doświadczenie w zakresie obsługi księgowej spółek akcyjnych, instytucji rozliczających projekty unijne, podmiotów publicznych?
Wymagane są referencje.
Pytanie z dn. 15.07.2016 r. oraz odpowiedź:
1. Obsługa księgowo – finansowa:
a. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie (ogółem) ………….. w tym:
i. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie dot. sprzedaży
ii. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie dot. zakupów (kosztów)
iii. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie dot. eksportu (o ile występuje)
iv. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie dot. importu (o ile występuje)
v. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie dot. dostaw/nabyć wewnątrz wspólnotowych (ogółem)
Nie posiadamy szczegółowych danych.
b. Średnie obroty miesięczne
ok. 3 000 000,00 PLN rocznie
c. Liczba środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
ok. 25
d. Ilość kas fiskalnych
brak
e. Ilość rachunków bankowych i w jakich walutach
ok 18 w PLN
f. Oczekiwania w zakresie raportów dla udziałowców, zarządu
Format danych finansowych wraz z opisem poszczególnych pozycji kosztowych i przychodowych, przygotowywane raz w miesiącu, do 15. dnia każdego miesiąca
g. Ilość umów factoringu
brak
h. Ilość umów leasingu, kredytów, pożyczek, papierów dłużnych – ile i w jakiej walucie
2 umowy leasingu samochodów służbowych w PLN
i. Obecnie stosowany program magazynowy
Nie dotyczy.
j. Obecnie stosowany program księgowy
SAGE Symfonia.
k. Czy do obsługi wymagana jest znajomość jęz. obcego (jeżeli tak – to jakiego)
Nie wymagana znajomość jęz. obcego, mile widziana znajomość j. angielskiego przy księgowaniu projektów unijnych
l. Czy dotychczas rozlicza Państwa firma zewnętrzna?
Nie, dotychczas był zatrudniony pracownik etatowy.
2. Obsługa kadrowo – płacowa:
a. Liczba pracowników zatrudnionych na umowę o pracę
15 osób
b. Liczba osób zatrudnionych na umowę zlecenia o dzieło lub inne niepracownicze formy zatrudnienia (średnio w miesiącu)
3-4 osoby
c. Średnia liczba umów cywilno-prawnych miesięcznie
ok. 5 umów
d. Czy dotychczas obsługiwała Państwa firma zewnętrzna?
Nie, dotychczas był zatrudniony pracownik etatowy.
e. Czy wymagane są Raporty dla Udziałowców, Zarządu TAK/NIE
TAK
f. Zakres Raportów ( opis) –
Dane umożliwiające przygotowanie sprawozdań do GUS, wynagrodzenia chorobowe, łączne wynagrodzenia w ramach umów o pracę i w ramach umów cywilno-prawnych, potrącanych składek przez pracownika i pracodawcę itp.
g. Terminy Raportów ( daty)
Do 15. dnia miesiąca
h. Czy do obsługi Państwa Firmy wymagana jest znajomość języka obcego?(jeżeli tak, to jakiego)?
Nie jest wymagana.
i. Czy są Państwo zainteresowani realizowaniem przez nas przelewów ?
Nie.
j. Jakie składniki wynagrodzeń występują TAK/NIE
- Stałe wynagrodzenia miesięczne TAK
- Rozliczenia godzinowe TAK (przy umowach cywilno-prawnych)
- Premie TAK
- Prowizje NIE
k. Czy są Państwo zainteresowani prowadzeniem przez nas ewidencji czasu pracy?
Nie, ewidencja czasu pracy jest prowadzona przez Dział Administracyjny
l. Z jakiego programu kadrowo-płacowego korzystaliście Państwo dotychczas?
Dotychczas wykorzystywano program PŁATNIK.
Informacja o rozstrzygnięciu:
Najkorzystniejszą ofertę złożyło Biuro Rachunkowe ARTEMIDA Alina Maria Białas, uzyskując łącznie 100 pkt, z ceną netto 3374 zł.